Sistema inteligente de contabilidad comercial para Colombia
Inventario · Ventas · Nómina · Contabilidad · Hecho en Jericó
Esta guía le enseña a usar TiendaViva desde cero: desde que activa su cuenta hasta que le entrega a su contador todo lo del año. No necesita saber de computadores ni de contabilidad. Si sabe usar WhatsApp, sabe usar esto.
Konta360 es una empresa de Jericó, Antioquia, desarrollada por Jacom Enterprise. TiendaViva es nuestro producto: el sistema con el que un comercio pequeño vende, controla lo suyo y cumple con la DIAN sin volverse loco.
Que un tendero, un panadero o un dueño de restaurante sepa cuánto gana de verdad — no cuánto vendió, que es distinto — y que en marzo no tenga que rebuscar recibos en una caja de zapatos.
Los programas de contabilidad se hicieron para contadores. Los programas de caja se hicieron para cajeros. Nadie hizo uno para el dueño, que es el que necesita saber si el negocio le está dando o no. Eso es TiendaViva.
Otros sistemas registran ventas y cuadran caja. TiendaViva además le arma el estado de resultados, el balance, el flujo de caja y la información para la DIAN, listos para su contador. Y lo hace sin pedirle a usted que entienda contabilidad: usted registra en su idioma y el sistema traduce por dentro.
Además es de aquí. Cuando escriba al WhatsApp de soporte le contesta una persona de Jericó, no un robot de otro país.
TiendaViva todavía no emite factura electrónica ante la DIAN. Lo que sí hace es avisarle si usted ya está obligado a emitirla, para que no lo tome por sorpresa. Cuando lo necesite, hablamos de cómo conectarlo.
El asistente con inteligencia artificial y la lectura de facturas por foto están construidos pero aún no habilitados. Se los avisaremos apenas estén.
Preferimos decírselo ahora que dejarlo esperando algo que no está.
Toca los productos con foto, escoge cómo le pagaron y cobra. Con lector de código de barras.
Cobrar algo que no está en el inventario: una recarga, un domicilio, un encargo.
Solo para restaurantes y cafeterías: mesas con su mesero, cuentas aparte y propina.
Quién le debe, cuánto y desde cuándo. Con recordatorio por WhatsApp gratis.
Se imprime en la tirilla de siempre o se le manda al cliente por WhatsApp.
El cajero entra con cuatro números y solo ve lo que un cajero debe ver.
Productos con foto, semáforo de existencias, margen por producto y calculadora de precio.
El inventario sube solo al registrar una compra, y le dice qué proveedor está más barato.
Apertura, ventas del día y cierre. Los gastos en efectivo se descuentan solos.
Quién estaba atendiendo, cuánto vendió y si la caja le cuadró al cerrar.
Dieciséis categorías, gastos fijos que se repiten con un toque, y lo personal separado.
La nevera, la vitrina, la moto. Con su desgaste calculado mes a mes, como manda la ley.
Sus cuentas y su Nequi, comparados con lo que dice el sistema para ver qué no cuadra.
Hoja de vida del empleado, liquidación del mes, desprendible y liquidación de retiro.
El botón que arma el paquete completo para su contador, mensual o anual.
No tiene que usar todo desde el primer día. Empiece vendiendo. Lo demás se va llenando solo, a medida que lo necesite. Los módulos contables están abajo en el menú justamente por eso.
Nosotros le creamos la cuenta con los datos de su negocio, pero la contraseña la pone usted. Nadie de Konta360 la va a conocer, ni siquiera nosotros.
Se lo mandamos al número que nos dio. Solo tiene que tocarlo — no hay que escribir ninguna dirección.
El enlace dura 72 horas y sirve una sola vez. Si se le vence, pídanos otro.
La escribe, la repite, y el sistema le confirma en verde cuando coinciden. Hay un ojito para verla mientras la escribe.
Mínimo 8 caracteres, con letras y números. Que se la acuerde: no la escriba en un papel pegado al mostrador.
Le vamos a preguntar algo como «¿cuánto es cuatro más tres?». Es para comprobar que hay una persona y no un programa automático.
Marque la casilla. Sin eso no se activa la cuenta — es la condición del servicio.
Léalos: son cortos, están en español claro y arriba tienen un resumen de seis líneas con lo esencial.
Al confirmar, el sistema lo mete a su cuenta. Ya está adentro.
Con TiendaViva abierta, toque los tres puntitos ⋮ del navegador y escoja «Agregar a pantalla de inicio». Le queda un ícono en el celular o la tablet, igual que WhatsApp.
Haga esto de una: así nunca más tiene que escribir la dirección.
Toque el nombre de su negocio, arriba a la izquierda. Ahí puede subir su logo desde el celular. Reemplaza el dibujito y el sistema queda con su marca.
Es opcional y toma treinta segundos.
En el menú, abajo, está Mi cuenta. Ahí vive todo lo suyo, en tres pestañas.
Nombre, NIT, régimen de IVA, actividad económica, dirección, teléfonos y sus costos fijos del mes.
Cambiar su contraseña y ver cuándo aceptó los términos y qué versión.
El botón para descargar absolutamente todo lo suyo en Excel.
El WhatsApp. Si algún día se le olvida la contraseña, el enlace para recuperarla llega a ese número. Si está mal, no va a poder recuperarse solo. Revíselo.
El tipo de persona — natural o empresa. De eso depende si está exonerado de pagar salud, SENA e ICBF por sus empleados. Si tiene dudas, pregúntele a su contador.
El correo con el que entra no se puede cambiar desde ahí. Si lo necesita cambiar, escríbanos: lo hacemos nosotros. Es para que un error de dedo no lo deje por fuera de su propia cuenta.
Aquí es donde muchos se frenan, así que se lo digo claro: no cargue todo hoy. Empiece por los veinte o treinta productos que más mueve. El resto lo va agregando cuando lo necesite.
En el formulario hay un botón de calculadora. Le pone cuánto le costó y qué ganancia quiere, y él le dice a cuánto vender.
A mucha gente le muestra que estaba vendiendo demasiado barato justo el producto que más vende.
Si les toma foto, en la Caja Rápida va a ver el producto en vez de leer su nombre. Para vender rápido eso vale mucho, sobre todo si alguien más le atiende la caja.
La foto se achica sola antes de subirse, así que gasta pocos datos aunque tome cincuenta.
La Caja Rápida es la pantalla que va a usar el noventa por ciento del tiempo. Toca los productos, se van sumando, escoge el medio de pago y cobra.
Escriba las primeras letras, o use el lector de código de barras.
Los que más mueve salen de primeros, sin buscarlos.
El botón naranja, para cobrar lo que no está en el inventario.
Puede salir a mirar otra cosa y volver: lo que estaba cobrando sigue ahí.
Apenas cobra, abajo a la derecha aparece un botón azul que dice Recibo. Ábralo y tiene dos salidas:
Si la venta fue fiada, el recibo también muestra cuánto queda debiendo en total. Eso solo ya evita discusiones.
En el historial del día puede anular una venta. Devuelve el inventario y ajusta la caja sola. No pasa nada.
Al final entre a Caja y cierre. Le muestra cuánto vendió, cuánto le costó la mercancía y cuánto le quedó. Cuente la plata del cajón y compare.
Cierre la caja todos los días, aunque sea rápido. En un mes va a tener el primer reporte real de su negocio — y ahí es donde esto empieza a servirle de verdad.
Llega el día en que usted no puede estar todo el tiempo en el mostrador. Ahí empieza la pregunta que ningún cuaderno ha podido responder nunca: ¿quién estaba en la caja cuando faltó la plata?
El empleado usa su cuenta, ve sus costos, sus ganancias y su inventario. Y al final del día falta plata, pero no hay manera de saber de qué rato fue.
Cada quien entra con su PIN, ve solo lo que necesita para vender, y al cerrar su turno el sistema dice con nombre propio si cuadró o no.
Entre a Usuarios en el menú. Le pone el nombre, escoge si es Cajero o Administrador, y le asigna un PIN de cuatro números. Puede ponerle la foto, que ayuda a que encuentre su nombre rápido.
Ese PIN queda cifrado: no lo puede ver nadie, ni usted ni nosotros. Si al cajero se le olvida, usted le pone uno nuevo y listo.
La Caja Rápida, los productos con su precio de venta, los clientes, el fiado, el salón si tiene mesas, y su propio turno.
Cuánto le costó a usted la mercancía, sus ganancias, el inventario, las compras, los proveedores, los gastos, la nómina, los bancos ni su plan.
Esto no es una pantalla escondida: es el servidor el que no le entrega esa información. Aunque alguien se ponga a buscar, no está ahí para él.
En ese equipo — la tablet o el computador del mostrador — entre con su correo.
En Usuarios hay un botón para activarlo. Desde ahí, ese equipo va a mostrar siempre la pantalla de los cajeros.
Cuatro números en un teclado grande. Tres segundos. Escribir un correo largo con fila de gente esperando no es una opción real en una tienda.
Abajo de la lista de cajeros hay un enlace que dice «Soy el dueño, entrar con mi correo». Ese es su camino de vuelta. Pruébelo una vez antes de entregarle el equipo al cajero.
Arriba de la Caja Rápida hay una franja punteada que dice «Abrir turno de caja». Se toca antes de empezar a vender y se declara la base: el efectivo con el que arranca, el sencillo para dar cambio.
Si arranca sin sencillo, escriba cero. Nadie queda bloqueado por no abrir turno — la caja funciona igual. Lo que se pierde es el cuadre.
Al terminar, el cajero pulsa Cerrar. El sistema le pide que saque toda la plata del cajón, la cuente incluida la base, y escriba cuánto hay.
Porque si el cajero ve ese número antes de contar, escribe ese mismo número y el cuadre no sirve para nada. Primero se cuenta, después el sistema compara. Así es como se hace en los negocios serios, y así lo hicimos.
Y entonces le responde en cristiano:
Debajo le muestra la cuenta completa: la base, lo cobrado en efectivo, lo que debería haber, lo que contó y la diferencia. Y separa por medio de pago, porque lo que entró por Nequi no está en el cajón.
En el menú aparece Turnos de caja. Ahí tiene dos vistas:
Las dos se bajan en Excel y en PDF.
Que a alguien le falten $500 un martes no dice nada: eso pasa dando cambio, y por eso el sistema marca aparte las diferencias de menos de $2.000. Lo que sí vale la pena mirar es cuando siempre le falta a la misma persona. Un número repetido en el tiempo es un dato; un número suelto es un martes.
El cajero, por su lado, solo ve sus propios turnos. No ve los de los compañeros ni los totales del negocio.
El cuaderno de siempre, pero que no se moja, no se pierde y hace las cuentas solo.
En la lista de deudores hay un botón de WhatsApp que abre el chat con el mensaje ya escrito, con el monto y todo. Usted solo revisa y envía.
No cuesta nada y le evita la conversación incómoda de tener que recordar de memoria cuánto era.
«Hoy vendí seiscientos mil.» Y en el cuaderno quedan los fiados, si alcanzó a anotarlos.
«Vendí $600.000, la mercancía me costó $390.000, y me quedaron $210.000 limpios.»
Para que el sistema le diga la ganancia real, necesita saber qué sale, no solo qué entra. Son cuatro pantallas y llenarlas toma minutos al mes.
El arriendo, la luz, el agua, el internet, el contador. Escoja la categoría de la lista y ya. Lo que paga en efectivo se descuenta de la caja del día, para que al cerrar le cuadre.
Hay una categoría que dice «Gastos personales míos». Úsela cada vez que saque plata para la casa.
No es un gasto del negocio: es plata suya que se llevó. Mezclar el bolsillo del negocio con el de la casa es el error más común, y el sistema los separa solo.
Marque el arriendo y el internet como «se repite todos los meses». El mes siguiente se los ofrece y usted solo confirma.
Registre a quién le compra y cada factura: el inventario sube solo y los costos se actualizan. Cuando tenga dos proveedores del mismo producto, el comparador le dice cuál está más barato. Ese dato solo, bien usado, le paga la mensualidad.
La nevera, la vitrina, el computador, la moto. Regístrelos una vez.
Cuando compra una nevera de tres millones, eso no es un gasto de ese mes: le va a servir diez años. El sistema reparte su valor mes a mes, y eso le resta impuestos todos los años, no solo el de la compra. Muchos pierden esa deducción por no llevarla.
Registre su cuenta o su Nequi y vaya copiando los movimientos del extracto. El sistema los compara con sus ventas y gastos y le dice cuáles ya tenía anotados.
Lo que quede sin pareja es lo valioso: un cobro del banco que usted no había registrado. Ahí aparecen las cuotas de manejo y los cargos que nadie autorizó.
El módulo de Nómina guarda la hoja de vida completa de cada persona —contrato, EPS, fondo de pensión, ARL, caja de compensación, contacto de emergencia— y le liquida el mes.
| Empleado de salario mínimo | Al mes |
|---|---|
| Lo que le llega a él | $1.859.928 |
| Aportes: pensión, ARL, caja de compensación | $289.285 |
| Prestaciones: prima, cesantías, intereses, vacaciones | $426.213 |
| Lo que le cuesta a usted | $2.715.497 |
Setecientos mil pesos al mes que casi nadie presupuesta. El sistema se lo muestra antes de que llegue la sorpresa, y le calcula la liquidación el día que alguien se va.
Cada 14 de febrero hay que consignar las cesantías del año anterior en un fondo. Si no se hace, la ley cobra un día de salario por cada día de retraso.
Al liquidar a alguien el sistema le pregunta si las venía consignando, porque la diferencia puede ser de millones.
Esto es lo que hace distinto a TiendaViva. Entre a Contabilidad Viva, escoja un mes o el año completo, y descargue.
Qué vendió, qué le costó y cuánto le quedó, con las cuentas contables.
Qué tiene, qué debe y cuánto vale su negocio hoy.
Cuánta plata entró y salió de verdad, aparte de lo fiado.
A quién le pagó y cuánto, con NIT. Lo que la DIAN pide cada año.
Sale en Excel y en PDF. Se lo manda a su contador y listo.
Un contador cobra por el trabajo de organizar. Si usted le llega con todo organizado, le cobra menos y le responde más rápido. Y usted deja de pasar marzo buscando recibos.
En esa misma pantalla hay una lista que le dice qué tan completa está su información. Entre más palomitas verdes, menos preguntas le va a hacer el contador.
En Mi cuenta → Mi información hay un botón que descarga absolutamente todo lo suyo en un Excel: inventario, ventas, clientes y cartera, compras, proveedores, gastos, activos, bancos, empleados y nómina. Una hoja por cada cosa.
Konta360 hace copias de seguridad todos los días. Pero la primera responsabilidad de conservar su información es suya — así está en los términos que aceptó, y así funciona en cualquier sistema serio.
Baje el archivo, guárdelo en su computador y también en un correo o en la nube. Dos minutos al mes que le aseguran años de trabajo.
Y si algún día decide irse, se lleva todo. Su información es suya, no nuestra.
| Plan | Por mes | Se paga | Ahorra |
|---|---|---|---|
| Mensual | $40.000 | cada mes | — |
| Semestral | $35.000 | $210.000 | $30.000 |
| Anual | $28.000 | $336.000 | $144.000 |
Sin permanencia. En Mi plan ve cuántos días le quedan y los tres pasos para pagar por Nequi o transferencia.
Tiene tres días de gracia trabajando normal. Después la cuenta pasa a solo consulta: ve todo y puede descargarlo, pero no registrar ventas nuevas. Nada se borra.
En Mi plan tiene su código de referido. Si otro comerciante abre cuenta con él y hace su primer pago, a usted le regalamos un mes completo.
En la pantalla de entrada, toque «¿Se le olvidó la contraseña?». Escriba su correo o su NIT, resuelva la sumita, y le llega un enlace al WhatsApp registrado. Dura dos horas.
Konta360 nunca le va a pedir su contraseña por WhatsApp, teléfono ni correo. Si alguien se la pide diciendo que es de Konta360, es un intento de robo.
Sí. Con los datos del celular alcanza de sobra: está hecho para gastar poco.
Celular, tablet, computador o pantalla táctil. Es la misma dirección en todos y sus datos son los mismos.
Se respaldan todos los días. Y aunque dejara de pagar, nunca se borran: la cuenta se pausa, usted sigue viendo todo, y al pagar vuelve completa. Aun así, baje su copia una vez al mes.
Sí, 15 días gratis, con todo habilitado y sin pedir tarjeta.
Sí, y con su propia entrada. Le crea un usuario con su PIN de cuatro números y ese empleado solo ve lo de vender: no ve sus costos, ni sus ganancias, ni el inventario, ni los gastos. Cada venta queda a nombre de quien la hizo. Todo eso está en la sección 07.
No hay que recuperarlo: nadie puede leerlo, ni usted ni nosotros. Entre a Usuarios y póngale uno nuevo. Toma diez segundos.
Puede vender igual — no lo bloqueamos, porque en una tienda no se puede parar la fila por un botón. Lo que se pierde es el cuadre de ese rato. Por eso vale la pena volverlo costumbre: es un toque antes de empezar.
No. Sin impresora, use el botón de WhatsApp y el cliente recibe el mismo recibo en el celular. Si después compra una térmica de tirilla, el botón de imprimir ya está listo y no hay que configurar nada.
Escriba al WhatsApp. Le contesta una persona, de Jericó, que conoce el sistema.
Si algo no le queda claro, si algo no le funciona, o si se le ocurre algo que el sistema debería hacer y no hace — escríbanos. Buena parte de lo que hoy tiene TiendaViva salió de la idea de un comerciante.
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Konta360 · Jacom Enterprise — Jericó, Antioquia 🇨🇴